Underholdning til kommunen: faktura via EAN
Kort svar: Selve showet er det samme, uanset om køberen er privat eller offentlig. Det, der er anderledes, er papirarbejdet: I får et skriftligt tilbud med fast pris, CVR-nummer og specifikation, og vi fakturerer bagefter elektronisk til jeres EAN-nummer med netto 30 dage. Et freestyle-show til en personalefest koster 10.000 kr. ekskl. moms, altså 12.500 kr. inkl. moms. Beløbet ligger langt under enhver udbudsgrænse, så indkøbet kan normalt godkendes af den ansvarlige leder efter arbejdspladsens egne interne regler.
Hvorfor offentlige indkøb af underholdning går galt
Det er sjældent prisen, der vælter en booking til en kommunal eller regional arbejdsplads. Det er tempoet i godkendelsen. En festudvalgsformand finder et indslag, sender en mail videre til lederen, lederen spørger om der findes et skriftligt tilbud, tilbuddet mangler et beløb ekskl. moms, økonomifunktionen spørger om leverandøren kan fakturere elektronisk, og så er der gået tre uger. I mellemtiden er datoen væk.
Vi fakturerer både virksomheder og offentlige kunder, og vi kender rækkefølgen. Derfor sender vi et tilbud, der kan godkendes, som det står, uden at nogen skal ringe tilbage efter oplysninger. Se pakker og priser under underholdning til firmaarrangementer.
EAN-fakturering, kort fortalt
Offentlige myndigheder i Danmark skal modtage fakturaer elektronisk. Derfor har hver enhed, institution eller afdeling et EAN-nummer på 13 cifre, som fakturaen sendes til. Nummeret peger på præcis den kasse, beløbet skal trækkes fra. Får vi et EAN-nummer, som hører til en anden afdeling end den, der har booket, bliver fakturaen afvist, og så starter forløbet forfra.
Det, vi skal have fra jer, inden vi kan sende en faktura, der går igennem i første forsøg:
| Oplysning | Hvorfor |
|---|---|
| EAN-nummer, 13 cifre | Fakturaadressen. Skal høre til den enhed, der betaler, ikke til den, der booker |
| Rekvirent eller reference | Mange kommuner og regioner afviser automatisk fakturaer uden initialer, ordrenummer eller navn på den, der har bestilt |
| Kontostreng, PSP-element eller projektnummer | Hvis jeres økonomisystem kræver, at posteringen er konteret på forhånd |
| Kontaktperson med mail og mobil | Til dagen selv. Vi ringer aldrig til en hovedmail, når vi står ved en aflåst dør |
| Leveringsdato og adresse | Står på fakturaen, så den kan matches med bestillingen |
Vi fakturerer efter arrangementet, ikke før. Standarden er netto 30 dage. Har I brug for netto 8, fordi en bevilling skal være posteret inden et bestemt tidspunkt, siger I bare til. Vi opkræver ikke depositum af offentlige kunder. Depositum bruger vi kun til private bookinger.
Godkendelse: hvad tilbuddet skal kunne
Et beløb i denne størrelsesorden er et almindeligt driftsindkøb. Det udløser ikke udbud, og det kræver ikke tilbud fra tre leverandører, medmindre arbejdspladsens egne indkøbsregler siger det. Til gengæld skal der næsten altid ligge noget på skrift, som en leder kan skrive under på uden forbehold.
Vores tilbud indeholder derfor fra starten:
- Fast totalpris både ekskl. og inkl. moms. Ingen tillæg for opstilling, nedtagning eller udstyr
- Transport specificeret. Inden for 40 km fra Roskilde er den inkluderet. Længere væk aftaler vi et fast transporttillæg på forhånd, så beløbet på fakturaen er det samme som i tilbuddet
- Hvad der leveres, i minutter: showets varighed, hvor mange der kommer, hvilket udstyr vi selv medbringer
- CVR-nummer og selskabsnavn. KomplX Records ApS, CVR 43 35 91 26
- Betalingsbetingelser og at vi fakturerer elektronisk via EAN
- Afbudsvilkår, så der ikke er tvivl om, hvad der sker, hvis arrangementet flyttes
Det er også værd at vide, hvad der ikke står i tilbuddet: en pris, der stiger, hvis der kommer flere gæster end ventet. Anlægget dækker op til cirka 150 gæster, og inden for den ramme er prisen den samme, om I er 40 eller 130.
Priser til offentlige arbejdspladser
| Ydelse | Pris ekskl. moms |
|---|---|
| Freestyle-show, 30 til 45 minutter, eget lydanlæg | 10.000 kr. (12.500 kr. inkl. moms) |
| Show plus musik aftenen igennem | fra 14.000 kr. |
| Rap-workshop, halv dag, op til 30 deltagere | fra 12.000 kr. |
| Længere forløb med elever eller brugere | efter aftale |
| Transport inden for 40 km fra Roskilde | inkluderet |
Til sammenligning ligger DJ-pakker til en firmafest på Sjælland typisk mellem 5.595 og 6.695 kr., mens de kendteste udbydere af freestyle-underholdning til arbejdspladser ligger fra 15.000 kr. og op. Vi ligger bevidst midt imellem, fordi vi selv er artisterne og ikke et bureau, der skal have et lag oveni. Vil I se hele overvejelsen om leverandørvalg, står den i guiden til at booke musik til events på Sjælland.
Dokumentation vi kan levere
Nogle arbejdspladser har en tjekliste, der skal udfyldes, før en ekstern leverandør må komme ind ad døren. Det, vi typisk bliver bedt om, og som vi kan sende med det samme:
- CVR-oplysninger og selskabsform. KomplX Records ApS er et pladeselskab stiftet i 2022 i Jyllinge ved Roskilde
- Referencer i den offentlige sektor. Vi underviser til daglig i musik på Kulturskolen i Roskilde, altså i Roskilde Kommune, og vi har lavet forløb i skoler og institutioner på Sjælland
- Børneattest. Skal vi arbejde med børn og unge under 15 år, indhenter institutionen børneattest hos politiet. Vi giver samtykke og leverer de oplysninger, der skal til. Det er rutine for os
- Beskrivelse af udstyr og strømbehov. Vi medbringer eget lydanlæg og mikrofoner og skal kun have almindelige stikkontakter
Til de arbejdspladser, hvor det pædagogiske fundament betyder noget for beslutningen, hører det med, at medstifteren af KomplX modtog Politikens Pædagogpris i 2020, valgt blandt over 700 nominerede. Det er ikke en detalje, der sælger et show, men det er ofte det, der gør en skoleleder eller en institutionsleder tryg ved at sætte os sammen med unge.
Sådan foregår showet
Konceptet er det samme til en personalefest som til alt andet, vi laver. I sender en masse ord på forhånd: hvad året har budt på, årets bloopers, hvem der er ny, hvad afdelingerne driller hinanden med, de interne begreber, som ingen udefra forstår. Swiff freestyler live ud fra dem. Der er ikke et fast program med udskiftede navne, og det er ikke en battle. Det er derfor, showet ikke kan genbruges til en anden arbejdsplads.
På en offentlig arbejdsplads er grænserne særligt vigtige at få skrevet ned. Omorganiseringer, besparelser, sygemeldinger og verserende personalesager hører aldrig i et show. Skriv eksplicit ned, hvad der ikke må nævnes, og hvilke navne der må bruges. Vi spørger selv om det, inden vi går på.
Samme leverandør til både personalefest og elevforløb
De to ting bliver typisk købt hver for sig, men de behøver ikke ligge hos to forskellige leverandører. En skole, der booker et show til personalets julefrokost, kan bruge samme hold til et rap-forløb med udskolingen i foråret. Det kan også gå den anden vej: har vi lavet et forløb med en klasse, kender vi i forvejen huset og de mennesker, der er i det, når personalet selv skal fejre noget.
Fordelen er praktisk mere end den er poetisk. Det er samme CVR-nummer, samme kontaktperson, samme tilbudsform og samme fakturaflow, og I skal ikke igennem en leverandøroprettelse to gange. Forløb med elever, klasser og brugere prissættes efter aftale, fordi de varierer i længde, og dem beskriver vi under skoler og institutioner.
Tidsplan, når køberen er offentlig
Regn baglæns fra datoen. Julefrokoster og personalefester i december bliver booket i august til oktober, og fredagene i den sidste uge af november og de første to uger af december går først. Læg oven i det den tid, en intern godkendelse tager. Tre uger fra første mail til underskrevet aftale er et realistisk gennemsnit, hvis der er en leder og en økonomifunktion involveret.
I praksis betyder det, at I kan spørge, længe før beløbet er godkendt. Vi reserverer datoen, mens I får det på plads, og der er ikke bundet noget, før I siger ja skriftligt.
Skal vi lave jeres?
Vi er KomplX Records, et pladeselskab fra Roskilde-området. Vi laver freestyle-show, personlige sange og rap-workshops til arbejdspladser i hele Sjælland, vi underviser til daglig i musik på Kulturskolen i Roskilde, og vi fakturerer offentlige kunder elektronisk via EAN med netto 30 dage.
Send dato, sted, antal deltagere og EAN-nummer, hvis I har det, så svarer vi inden for et døgn med et fast tilbud, der kan sendes videre til godkendelse, som det står. Se pakker og priser under underholdning til firmafest og personalefest, eller skriv til os direkte.
